El proceso contable es el conjunto de pasos o procedimientos que se siguen para registrar, clasificar, y resumir las transacciones económicas de una entidad o empresa con el fin de generar informes financieros que reflejen su situación económica y financiera.
Este proceso se lleva a cabo en un ciclo continuo y se divide en varias etapas:
- Recopilación y análisis de información: En esta fase se recogen los documentos fuente (documentos de origen), como facturas, recibos, notas de crédito, entre otros. Estos documentos evidencian transacciones financieras y sirven como base para los registros contables.
- Registro en los libros contables: Las transacciones se registran en el libro diario (también llamado asiento de diario), siguiendo la cronología de los eventos. Cada transacción se clasifica según su naturaleza (activo, pasivo, ingreso, gasto).
- Mayorización: Los datos del libro diario se trasladan al libro mayor. En este libro, las transacciones se organizan según las cuentas involucradas, permitiendo conocer el saldo de cada cuenta.
- Balance de comprobación: Después de registrar las transacciones y mayorizar las cuentas, se elabora un balance de comprobación. Esto ayuda a verificar que el total de débitos sea igual al total de créditos, asegurando que los registros se han hecho correctamente.
- Ajustes contables: Antes de generar los estados financieros, es necesario realizar ajustes para registrar transacciones que no se han considerado en el periodo, como gastos devengados o ingresos diferidos.
- Estados financieros: Luego de los ajustes, se preparan los estados financieros, que incluyen:
- Balance General: Muestra los activos, pasivos y patrimonio de la empresa.
- Estado de Resultados: Refleja los ingresos y gastos para determinar si la empresa ha obtenido una ganancia o pérdida.
- Estado de flujo de efectivo: Muestra cómo ha sido el movimiento de efectivo a lo largo del periodo.
- Cierre contable: Se cierran las cuentas de ingresos y gastos, trasladando sus saldos a la cuenta de resultados acumulados. Las cuentas del activo, pasivo y patrimonio se mantienen abiertas para el siguiente ciclo contable.
- Reapertura del ciclo: Inicia un nuevo ciclo contable para el siguiente periodo.
El proceso contable es fundamental para que las empresas puedan cumplir con obligaciones fiscales, tomar decisiones financieras informadas y ofrecer transparencia a inversores y otros interesados.
