Qué es un inventario físico
Un inventario físico es el proceso de contar y registrar todos los productos, materiales y suministros que una empresa tiene en existencia en un momento específico. Este proceso implica la verificación y documentación de las cantidades y condiciones de los artículos almacenados, comparándolos con los registros contables y de gestión de inventarios para identificar discrepancias.
Las discrepancias podrían ser en el sentido de que después de efectuar el conteo encontremos que nuestro programa de inventarios reporta una cantidad mayor. Por supuesto, también podría encontrar una cantidad menor.
Utilidad del Inventario Físico
El inventario físico tiene varias utilidades importantes para un negocio:
- Control de Existencias: Permite a la empresa conocer exactamente qué productos tiene disponibles, en qué cantidades y en qué condiciones, lo que ayuda a evitar rupturas de stock o exceso de inventario.
- Precisión Contable: Al comparar el inventario físico con los registros contables, se pueden detectar errores en la contabilización, pérdidas por robo, deterioro, o errores administrativos.
- Toma de Decisiones: Proporciona datos precisos que son cruciales para la toma de decisiones sobre compras, ventas, producción y planificación financiera.
- Reducción de Pérdidas: Ayuda a identificar y reducir las pérdidas por productos dañados, caducados o robados.
- Cumplimiento Normativo: En algunos casos, las leyes y regulaciones fiscales exigen que las empresas realicen inventarios físicos periódicamente para asegurar la precisión de los informes financieros.
Periodos aconsejables para realizar Inventarios Físicos
La frecuencia con la que se debe realizar un inventario físico puede variar según el tipo de negocio, el volumen de operaciones y los requisitos regulatorios. Sin embargo, algunas recomendaciones generales son:
- Inventario Anual: Es aconsejable para la mayoría de las empresas realizar al menos un inventario físico completo al año, generalmente al cierre del ejercicio fiscal, para ajustar los registros contables y preparar los informes financieros.
- Inventarios Periódicos: Muchas empresas optan por realizar inventarios físicos trimestrales o semestrales para mantener un control más regular sobre sus existencias y detectar problemas de forma temprana.
- Inventarios Cíclicos: Algunas empresas implementan un sistema de inventario cíclico, donde se cuentan diferentes segmentos del inventario en intervalos regulares (por ejemplo, mensuales o quincenales). Este método permite mantener un control continuo sin la necesidad de detener las operaciones del negocio para realizar un conteo completo.
- Inventarios de Alta Rotación: Para productos de alta rotación o de gran valor, puede ser necesario realizar inventarios físicos con mayor frecuencia, incluso semanalmente, para asegurar la disponibilidad y evitar pérdidas significativas.
En resumen, un inventario físico es una herramienta esencial para la gestión eficaz de un negocio de compra-venta, proporcionando datos cruciales para el control de existencias, la precisión contable y la toma de decisiones estratégicas. La frecuencia de su realización debe adaptarse a las necesidades específicas del negocio, equilibrando la precisión con la eficiencia operativa.
En nuestro sistema Alvendi PRO tenemos la función de Inventario físico que muestra la siguiente ventana para registrar el conteo de producto.
Y también se requiere el reporte que muestra los datos contables y el conteo registrado antes y que sirve para determinar el motivo de las diferencias, para intentar determinar las causas de aquellas.
Concluida esa etapa se procede a realizar un ajuste de inventario físico que consiste en registrar salidas y/o entradas. Alvendi PRO lo puede realizar automáticamente
Si desea más información de Alvendi PRO, ésta es su página: Alvendi PRO
También puede descargar el programa en versión de evaluación: descargar